Nâng cao năng lực quản trị hướng đến mục tiêu EVN trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025
Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, vì vậy các doanh nghiệp cần hiểu rõ và có chiến lược thực hiện cụ thể, có sự đầu tư đúng đắn cho những công cụ quan trọng của chuyển đổi số như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, phân tích kinh doanh.... Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động của doanh nghiệp. Xác định được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, năm 2021, Tập đoàn Điện lực Việt Nam chọn chủ đề năm “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam” với mục tiêu tiếp tục đẩy mạnh lộ trình ứng dụng khoa học công nghệ trong các hoạt động của Tập đoàn; tích hợp công nghệ kỹ thuật số và mô hình quản trị phù hợp với quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động, đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng khách hàng; phấn đấu đến hết năm 2022 EVN cơ bản chuyển đổi thành doanh nghiệp hoạt động theo mô hình doanh nghiệp số.
Mục tiêu của chuyển đổi số EVN đặt ra hướng đến các hoạt động của EVN được số hóa, các hoạt động chưa tự động thành tự động và ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh; chất lượng dịch vụ; năng suất lao động; năng lực quản trị để EVN trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025.
Văn phòng EVN tổ chức hội thảo chuyển đổi số khối văn phòng trong Tập đoàn EVN
Những lợi ích của việc chuyển đổi số đối với EVN đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao. Do vậy, Tập đoàn đặt ra một số nhiệm vụ trọng tâm trong việc triển khai thực hiện chuyển đổi số trong một số lĩnh vực, bao gồm:
Chuyển đổi nhận thức: Chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi về nhận thức của từng người lao động trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam. Xây dựng chương trình nâng cao nhận thức, đào tạo kỹ năng về chuyển đổi số, phát triển doanh nghiệp số cho lãnh đạo các cấp và toàn thể người lao động trong Tập đoàn. Xác định chuyển đổi số là trách nhiệm của toàn thể người lao động trong toàn Tập đoàn.
Xây dựng chính sách chuyển đổi số: Xây dựng các chính sách chuyển đổi số, sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm ý tưởng, công nghệ mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm đổi mới sáng tạo, làm điểm, làm nhanh, chia sẻ nhưng ý tưởng mới, kinh nghiệm làm hay, sau đó đánh giá và nhân rộng; thúc đẩy đổi mới, phát triển sáng tạo.
Nhận diện và phát triển các trọng tâm chuyển đổi số: Tập đoàn có hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng, tích hợp theo chiều dọc, đã triển khai ứng dụng CNTT trong hầu hết các hoạt động, quy trình nghiệp vụ. Để đảm bảo chuyển đổi số thành công, EVN đã nhận diện, lựa chọn và triển khai thực hiện các lĩnh vực trọng tâm sau:
“Số hóa dữ liệu” với mục tiêu “Một hạ tầng, Một cơ sở dữ liệu”, thống nhất trong toàn Tập đoàn 01 nền tảng chung, đồng nhất về công nghệ, về giải pháp kỹ thuật và quản trị cơ sở dữ liệu dùng chung. Chuẩn hóa, làm giàu cơ sở dữ liệu; đẩy mạnh thu thập, khai thác, phân tích dữ liệu từ hiện trường, kết nối với các hệ thống điều khiển/giám sát/vận hành để nâng cao giá trị dữ liệu của EVN, đáp ứng mục tiêu của CĐS.
“Số hóa khách hàng”, lấy khách hàng là trung tâm, phân tích hành vi để cung cấp các dịch vụ gia tăng, đảm bảo khách hàng có khả năng tương tác “mọi lúc, mọi nơi” trên không gian số, không ngừng nâng cao mức độ hài lòng cho khách hàng.
“Số hóa quy trình nghiệp vụ”, đẩy mạnh cải cách quy trình nghiệp vụ phù hợp với quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số trong Tập đoàn, khuyến khích đổi mới, sáng tạo. Trong công tác quản trị nội bộ lấy người lao động làm trung tâm để xây dựng các ứng dụng số, cải tiến công việc bằng giải pháp mới cho việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, hỗ trợ tốt nhất cho công việc và tiết kiệm thời gian, sức lao động.
Trên cơ sở EVN đã giao danh mục các nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị, mục tiêu cần đạt được, đơn vị thực hiện và Ban chuyên môn EVN theo dõi, chia thành 02 giai đoạn thực hiện đến năm 2022 và đến năm 2025 gồm: Danh mục đến năm 2022 bao gồm: “Văn phòng số; chữ ký số, quy trình nội bộ; hệ thống báo cáo điều hành; ứng dụng phục vụ người lao động (SmartEVN). Danh mục đến năm 2025 bao gồm: “Tiếp tục rà soát hoàn thiện các quy trình nội bộ, ứng dụng phục vụ người lao động; ứng dụng AI, kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn; ứng dụng CNTT trong quản trị tài chính hiện đại”.
Bên cạnh nhiệm chung toàn ngành, nhiệm vụ riêng cho các Ban cơ quan EVN phải tập trung triển khai là rà soát các quy trình hiện tại còn đang phải làm thủ công, bằng giấy để lưu đồ điện tử hóa quy trình nghiệp vụ xử lý thông tin trên môi trường mạng, chuẩn hóa biểu mẫu, chế độ báo cáo; tăng cường sử dụng triệt để hệ thống Digital office/EVNPortal để gửi, nhận văn bản, báo cáo điện tử tích hợp chữ ký số trong nội bộ; lập và lưu trữ hồ sơ công việc điện tử đồng bộ trong toàn EVN.
Mục tiêu: 100% CBCNV được giao chủ trì (thuộc Phòng/Ban chủ trì) trong toàn EVN lập hồ sơ công việc và khai thác trên môi trường điện tử (trừ văn bản mật)
Những kết quả đã đạt được
Đến nay công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị đã hoàn thành một số nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng công cụ gửi thông báo đến email, điện thoại người lao động (thông tin đến hạn xét nâng lương: gửi email cho người lao động trước 01 tháng; thông tin đến hạn nghỉ hưu: gửi email cho người lao động trước 03 tháng); Xây dựng và triển khai Module chấm công -chấm điểm áp dụng tại cơ quan Tập đoàn (nghỉ phép-chế độ, chấm công, chấm điểm hoàn thành nhiệm cá nhân, chấm điểm hoàn thành nhiệm vụ các Ban/Văn phòng trên HRMS, Digital office, EVNPortal); Tích hợp hệ thóng HRMS với hệ thống ký số nội bộ EVNCA, áp dụng trên một số quy trình nghiêp vụ (ký trên phiếu cấp thuốc, ký trên báo cáo kiểm kê kho thuốc, ký trên bảng tổng hợp chấm công, chấm điểm hoàn thành công việc cá nhân, đăng ký đi công tác, nghỉ phép, nghỉ ốm...); Công cụ đánh giá tình hình áp dụng/nhập liệu trên HRMS và thực hiện đánh giá định kỳ hàng tháng. Quy trình xây dựng bài giảng, lập khóa cử đi học, thi sát hạch trên phần mềm E-learning; Nâng cấp hạ tầng, cấu hình, turning hệ thống phần mềm HRMS (chuyển đổi hệ thống HRMS ra Internet, nâng cấp cấu hình máy chủ, turning tăng tốc hệ thống, xử lý cải tiến tính năng trên HRMS.
Triển khai khai ứng dụng Digital office với nền tảng công nghệ mới, đáp ứng đồng thời cho hàng nghìn người sử dụng cùng lúc, tích hợp chữ ký số công cộng cho các cán bộ quản lý, chữ ký số nội bộ cho 100% CBCNV để phục vụ cho các hoạt động trong nội bộ mỗi cơ quan đơn vị; hệ thống đã cho phép trình ký, phát hành 100% văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến (không mật), lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan hoàn toàn qua hệ thống Digtal office.
Nhờ việc đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số đã giúp cho lãnh đạo Tập đoàn/đơn vị và CBCNV có thể xử lý, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi, góp phần tăng năng suất lao động, tối ưu hóa nhiều chi phí cho ngành, điển hình như: Tại Cơ quan EVN với những con số hết sức ấn tượng, theo thống kê đến tháng 9/2021 tỷ lệ văn bản đến điện tử đạt 78% trong đó văn bản đến điện tử trong ngành đạt 97%, văn bản đi ký số đạt 90%; tỷ lệ lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử đạt 99%; lưu trữ trên hệ thống Digital offĩce 480.805 văn bản đến và 300.402 văn bản đi; chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy qua đường bưu điện giảm từ 383.368.486 năm 2017 xuống còn 184.325.444 năm 2020 (tiết kiệm 51.9% chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy truyền thống)…
Triển khai có hiệu quả việc quản lý cấp phát thuốc, theo dõi sức khỏe, hồ sơ sức khỏe...cho CBCNV cơ quan EVN cũng như các đơn vị trong tòa nhà EVN; đăng ký đi phiếu công tác, trình vé máy bay, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ thông qua hệ thống EVNPortal có ký số để từng bước kết nối với hệ thống thanh toán điện tử.
Ngoài ra, hiện nay Văn phòng đang phối hợp với các Ban nghiên cứu xây dựng lưu đồ hóa phục vụ lập trình toàn bộ trên 50 quy trình để thanh toán điện tử cho các mặt hoạt động thường xuyên tại khối cơ quan EVN, nghiên cứu ứng dụng Robot trong một số hoạt động công tác văn phòng tại cơ quan EVN như hoạt động chỉ dẫn lễ tân (chào hỏi khách, phòng họp, lịch họp, khai báo thông tin cá nhân, khai báo y tế...) cho khách đến liên hệ công tác tại tòa nhà EVN, triển khai ứng dụng AI để quản lý khách vào/ra tòa nhà kết hợp kiểm soát an ninh, chấm công và liên kết với hệ thống phần mềm trả lương cho CBCNV khối cơ quan EVN; nâng cấp hệ thống hội nghị truyền hình; nghiên cứu xây dựng App di động đối với các phần mềm dùng chung có nhiều người sử dụng trong EVN; xây dựng tiêu chí đánh giá chấm điểm, xếp hạng CĐS; kiểm soát thời gian làm việc từ xa của CBCNV; triển khai thực hiện pháp điển hóa QCQLNB trong toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
Sẵn sàng cho lộ trình tiếp theo
Để tăng cường nhận thức về chuyển đổi số trong lĩnh vực công tác Văn phòng, cũng như chia sẻ các kinh nghiệm thực tiễn triển khai chuyển đổi số công tác văn phòng trong toàn EVN, ngày 05/10/2021 Văn phòng đã tổ chức Hội thảo “Chuyển đổi số khối Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Hội thảo được tổ chức với quy mô hơn 1100 người tham dự (qua hội nghị truyền hình và nền tảng Zoom trực tuyến), số lượng người tham dự thực tế qua Zoom đạt khoảng 540 người và rất nhiều CBCNV tham ra trực tuyến tại các điểm cầu hội nghị (28 điểm cầu các đơn vị thành viên và hàng trăm điểm cầu của các đơn vị cấp III, cấp IV).
Tại Hội thảo, đã có 8 bài tham luận trình bày các giải pháp, kết quả đạt được và định hướng chuyển đổi số của các đơn vị trong thời gian tới. Các tham luận cũng chỉ rõ các thách thức với công tác văn phòng hiện nay trong bối cảnh đại dịch COVID-19 lan rộng, giãn cách xã hội, xu thế công nghệ, đối tác của EVN thay đổi nhanh chóng yêu cầu sự kết nối, tương tác của EVN với các nền tảng của đối tác; báo cáo cũng chỉ ra mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể trong định hướng chuyển đổi số văn phòng EVN và các đơn vị; mô hình vận hành trên nền tảng các ứng dụng CNTT; đánh giá nghiệp vụ nào đã được số hóa, nghiệp vụ nào đang trong lộ trình số hóa và nghiệp vụ nào chưa được số hóa; các kết quả chính đã đạt được giai đoạn vừa qua của EVN; định hướng kế hoạch chuyển đổi số trong công tác văn phòng giai đoạn tới.
Qua buổi hội thảo có thể thấy chuyển đổi số đã từng bước được lan tỏa sâu rộng đến từng đơn vị được lãnh đạo và CBCNV làm công tác văn phòng quan tâm, các hoạt động văn phòng từng bước được chuyển đổi dựa trên các nền tảng công nghệ và mang lại các hiệu quả thiết thực. Hội thảo có rất nhiều chia sẻ được đặt ra về các giải pháp mà các đơn vị tham gia hội thảo đang thực hiện, các đơn vị đặc biệt quan tâm đến lĩnh vực triển khai Digital office, cách triển khai các quy trình nghiệp vụ đặc thù của đơn vị và triển khai văn bản của Đảng, Đoàn trên phần mềm Digital office, tính pháp lý về giấy đi đường điện tử, thanh toán điện tử. Thông qua chương trình hội thảo các đơn vị cũng đã nhận thức được lợi ích của CĐS trong các hoạt động công tác văn phòng đối với hoạt động chung của đơn vị
Để tiếp tục đạt được các thành tích nổi bật hơn nữa trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị được Đảng ủy Cơ quan EVN giao, trong thời gian tới cấp ủy Văn phòng EVN sẽ tiếp tục tổ chức quán triệt đến toàn thể đảng viên và người lao động các văn bản chỉ đạo của Đảng bộ, của Tập đoàn về các mặt hoạt động nói chung, lĩnh vực chuyển đổi số nói riêng và luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm của người đảng viên để nghiên cứu tham mưu cho cấp ủy, lãnh đạo Tập đoàn hoàn thành mục tiêu chiến lược phát triển EVN thành Tập đoàn kinh tế mạnh, kinh doanh bền vững, hiệu quả và có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu nhà nước đầu tư tại EVN; có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và chuyên môn hóa cao; tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam và phấn đấu đến năm 2025, EVN hoạt động theo mô hình doanh nghiệp số.